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lunes, 20 de junio de 2016

Control de la gestión de mantenimiento

EL PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO
Antes de que empiece un nuevo ejercicio económico (normalmente el año natural) hay que estimar cuánto va a ser el gasto anual de mantenimiento, es decir, confeccionar el presupuesto anual de mantenimiento.
El presupuesto no sólo constituye un instrumento de gestión para el control de la eficacia del mantenimiento sino que, sobre todo, debe ser una herramienta de planificación si se aprovecha su confección para hacer una profunda reflexión sobre el servicio que debemos implantar:
¿Qué funciones se espera del servicio?
¿Qué medios necesito para realizar dichas funciones?
¿Cuánto suponen estos medios?
¿Qué objetivos (cuantificables) vamos a tratar de conseguir?
¿Cómo vamos a medir los logros?
¿Cómo vamos a controlarlos y hacer el seguimiento de su evolución?
Es una buena ocasión para concretar, por escrito, los acuerdos con producción sobre nivel de servicio a prestar. Sin este preacuerdo una parte importante de la energía de los gestores se perderán en discusiones estériles sobre la eficacia del servicio.
-Previamente se necesita conocer el programa anual de fabricación.
-Para confeccionar el presupuesto, una vez fijados los parámetros antes indicados, se agrupa el gasto en partes o categorías:
-Mantenimiento Ordinario:
.Mantenimiento Correctivo
.Mantenimiento Preventivo-Predictivo
-Mantenimiento Extraordinario:
.Grandes Reparaciones
.Paradas Programadas
.Mejoras Técnicas que constituyen las grandes masas a presupuestar. Para cada una de ellas tendremos que precisar sus elementos constituyentes:
.Mantenimiento Propio
.Mantenimiento Ajeno
.Materiales (Repuestos y Materiales de consumo)
-El Presupuesto de Mantenimiento Propio es el resultado de multiplicar las horas de personal propio disponibles por su precio. El precio de la hora de mantenimiento, en cada especialidad, está formado por los siguientes elementos:
.Coste de la mano de obra operativa (Salarios más cargas sociales)
.Parte proporcional de gastos de estructura:
.Jefe de Mantenimiento y otro personal no operativo (oficinas, mandos intermedios, etc.)
.Parte proporcional del resto de gastos de mantenimiento:
.agua, vapor, electricidad
.gastos de formación, gestión
.gastos de mantenimiento de talleres e instalaciones de mantenimiento
.Materiales no repartidos (no imputables a trabajos concretos):
.herramientas
.instrumentos de medida
.pequeño material diverso general (tornillería, consumibles, etc.)
El coste estándar en Euros/hora es la suma de estos cuatro conceptos dividida por el número de horas disponibles total.
-El Presupuesto de Mantenimiento Ajeno consta de las siguientes partidas:
.Contratos diversos suscritos tanto de correctivo como de preventivo con Servicios Técnicos oficiales y otros contratistas (~50%).
.Los trabajos realizados a tanto alzado que serían objeto de petición de ofertas cuando se presenten (~40%).
.Los trabajos realizados por precios unitarios (tarifas) y los realizados por administración donde están acordados el precio de la hora de cada especialidad y nivel y se facturan las horas trabajadas reales a posteriori. Estos últimos deben restringirse a aquellos trabajos difíciles de presupuestar por su naturaleza (~10% del mantenimiento ajeno).
-El presupuesto de materiales es el importe de los repuestos y resto de materiales de consumo directos que se suministran del stock de almacén ó mediante solicitud de compra de materiales en tránsito.

Su valoración hay que estimarla en función de datos históricos, reparaciones previstas (paradas, revisiones, etc.), utilizando ratios estadísticos (del 15% al 30% del gasto total de mantenimiento, dependiendo del tipo de industria), ó sencillamente completando las dos grandes masas anteriores (Mantenimiento Propio y Mantenimiento Ajeno) de forma que la suma total no supere la cifra global prevista ó estimada mediante ratios (3% al 6% del valor de reposición de la planta, dependiendo del tipo de instalación).
-Estos tres conceptos (Mantenimiento Propio, Mantenimiento Ajeno y Materiales) se calcularan para cada una de las grandes masas a presupuestar (Mantenimiento Ordinario y Mantenimiento Extraordinario). Finalmente hay que distribuirlo entre las distintas cuentas de cargo (Plantas, Líneas ó Unidades de Producción, Servicios, etc.)
De todo ello resultará una estructura presupuestaria como la indicada en la figura:




CONTROL DE GESTIÓN
-Gestionar es tomar decisiones con conocimiento de causa. La gestión del mantenimiento se realiza bajo la responsabilidad del jefe del servicio, partiendo de indicadores del cuadro de mando y normalmente con decisiones colegiadas ó concertadas con el "grupo de consejeros" que depende del tamaño de la instalación. Este grupo de consejeros suele ser la ingeniería de mantenimiento, que despojada de responsabilidades operacionales, prepara el cuadro de mando y realiza el análisis crítico y las propuestas de mejora.

-El cuadro de mando es el conjunto de informaciones tratadas y ordenadas de forma que permiten caracterizar el estado y la evolución del servicio de mantenimiento mediante:
.estados cifrados
.gráficos de evolución
.gráficos de reparto
.ratios (relación convencional de dos números)
De todo ello resulta el siguiente Modelo Iterativo de Gestión:

que resulta del flujo de informaciones de los distintos campos a gestionar y que se indican en la siguiente figura:



CONTROL DE GESTIÓN DE EQUIPOS
Informaciones a recoger para asegurar el seguimiento de las máquinas:
.Clasificación según estado de la máquina (Marcha, Parada, En
Reparación,....)
.Horas de uso
.Desviaciones de comportamiento
.Resultados de inspecciones
.Histórico de fallos
.Ficha de análisis de fallos
.Lista de recambios consumidos
.Consumos de lubricantes, energía, ...
De forma más precisa, el cálculo del MTBF (fiabilidad) y el MTTR (mantenibilidad)
permitirá evaluar la DISPONIBILIDAD, que es el indicador de gestión más eficaz.

CONTROL DE GESTIÓN DE EXISTENCIAS Y APROVISIONAMIENTOS
Partiendo de los movimientos de almacén (Vales de salida, Vales de entrada/Bonos de
Recepción) se determinan las existencias actuales.
En la gestión de existencias se compara el valor anterior (existencias actuales) con el punto de pedido definido para cada artículo y permite emitir una propuesta de compra por cada artículo cuyas existencias sean inferiores al punto de pedido. En cada caso, la cantidad a pedir estará definida por los siguientes parámetros:
.Consumo anual
.Plazo de entrega
.Stock de seguridad
según vimos en el capítulo sobre Gestión de Stocks.
Esta gestión nos permite conocer:
.La evolución del inmovilizado del almacén de repuestos
.Analizar fallos de reaprovisionamiento; Faltas de materiales
.Analizar consumos de repuestos por máquinas (Piezas, Importe)
.Conocer la rotación de almacenes.

CANTIDAD A PEDIR .
CONSUMO ANUAL .
PLAZO DE ENTREGA .
STOCK DE SEGURIDAD 

RESULTADOS .
EVOLUCIÓN INMOVILIZADO .
FALLOS DE REAPROVISIONAMIENTO .
CONSUMOS DE REPUESTOS POR MÁQUINAS .
ROTACIÓN DE STOCKS

CONTROL DE GESTIÓN ECONÓMICA
Es muy importante disponer de un seguimiento de los costes reales; su comparación con los presupuestados para cada cuenta de cargo y analizar las causas de las desviaciones. Al menos mensualmente se debe hacer este seguimiento con objeto de tomar medidas para evitar y corregir las desviaciones.
La codificación de máquinas y actividades nos debe permitir tener clasificados los costes reales imputados según se presupuestaron:
.Costes de Mantenimiento Correctivo
.Costes de Mantenimiento Preventivo
.Costes de Mantenimiento Predictivo (Preventivo condicional)
.Costes de Mejoras Técnicas
.Costes de Mano de Obra Propia
.Costes de Mano de Obra Ajena
.Costes de Materiales
.Costes de Repuestos específicos
La comparación con las respectivas masas presupuestadas constituyen uno de los elementos más importantes del cuadro de mando.

Además de la distribución de los costes reales, desviaciones por tipos de mantenimiento y por concepto de costo, se utilizan los siguientes ratios de control:
.Costo Total Mantenimiento/ Producción
.Costo Total Mantenimiento/Valor Reposición de la Planta (2-10%, s/tipos)
.Costo Total Mantenimiento/Facturación (1 - 9,8% s/tipos)
.Costo Total Mantenimiento/Beneficios (61,8 - 87'5% s/tipos)
.Costo Medio por Averías
.Costo Medio por Tipos de Equipos




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